DEGUM
Überblick
Die DEGUM – Deutsche Gesellschaft für Ultraschall in der Medizin ist ein Fachverband, in dem Ärztinnen und Ärzte ihre Qualifikation im Bereich Ultraschall nach fest definierten Stufen zertifizieren lassen können. Ziel des Projekts war es, die komplexen Zertifizierungs- und Antragsprozesse zu digitalisieren und für alle Beteiligten – Antragsteller, Gutachter und Geschäftsstelle – deutlich einfacher, schneller und transparenter zu machen.
Die Wittkiel Gruppe übernahm dafür die komplette technische Umsetzung eines datenbankbasierten Online-Portals: vom Konzept über die Programmierung der Kernprozesse bis hin zur laufenden Erweiterung um zusätzliche Module wie Mitgliedsanträge, Preisvergaben und Forschungsförderung. Die Basisversion des Portals entstand innerhalb von rund einem Jahr und wird seitdem kontinuierlich ausgebaut.
- TYPO3
- Benutzererfahrung (UI/UX)
Herausforderung
Vor Projektstart lief bei der DEGUM nahezu alles manuell:
Zertifizierungsanträge wurden über PDF-Formulare oder Papier gestellt, Unterlagen per E-Mail oder Post eingereicht, Ultraschallbilder in ganzen Kartons an die Geschäftsstelle geschickt.
Für jede Zertifizierungsstufe mussten zahlreiche Nachweise geprüft werden – Fortbildungsbescheinigungen, Anzahl der Untersuchungen, Fachgebiete, Kursleiterstatus etc. Die Geschäftsstelle sortierte und verteilte Unterlagen an Gutachter, erinnerte an fehlende Dokumente und hielt den Status der Anträge per E-Mail und Telefon nach.
Die Folgen:
- Hoher administrativer Aufwand in der Geschäftsstelle
- Fehleranfälligkeit durch verteilte Dokumente, manuelle Übertragungen und unklare Zuständigkeiten
- Lange Bearbeitungszeiten: Ein Antrag brauchte oft Wochen bis zur Entscheidung
- Kaum Transparenz für Antragsteller: Es war schwer nachvollziehbar, wo der eigene Antrag gerade „liegt“
Gleichzeitig sollte das System so aufgebaut werden, dass es nicht nur einen einzigen Prozess abbildet, sondern perspektivisch weitere Workflows (z. B. Mitgliedsanträge, Preisvergaben, Prüfer-Aufwandsentschädigungen) aufnehmen kann.
Lösung
Um diese Anforderungen zu erfüllen, entwickelte die Wittkiel Gruppe ein zentrales Online-Portal, das alle relevanten Rollen und Abläufe in einem einzigen System bündelt. Antragsteller können ihre Zertifizierungs- und Rezertifizierungsanträge nun vollständig digital ausfüllen, strukturierte Formulare nutzen und alle benötigten Nachweise direkt hochladen. Die Gebühren werden während des Vorgangs über integrierte Bezahlfunktionen abgewickelt, wodurch der Zahlungsstatus jederzeit klar ersichtlich ist.
Auch der Gutachterprozess wurde grundlegend modernisiert. Gutachter erhalten automatische Hinweise zu neuen Fällen, können alle eingereichten Dokumente online prüfen, Rückfragen stellen, Nachforderungen auslösen oder Entscheidungen direkt im System hinterlegen. Prüfungen oder Vorträge, die für bestimmte Zertifizierungsstufen erforderlich sind, lassen sich zentral dokumentieren, inklusive Terminen, Prüfern und Themen.
Die Geschäftsstelle profitiert von einem übersichtlichen Verwaltungsbereich, in dem sie alle laufenden Vorgänge einsehen, Gutachter zuweisen, Prüfungsdaten pflegen und Urkundenprozesse koordinieren kann. Auf Basis derselben technischen Struktur wurden bereits weitere Module implementiert – darunter Mitgliedsanträge, Preisvergaben, Forschungsanträge sowie die Abrechnung von Aufwandsentschädigungen für Prüfer. Das System ist modular aufgebaut und kann jederzeit erweitert werden, wenn neue Anforderungen hinzukommen.
Feedback
Durch das neue Portal wurden die vormals überwiegend manuellen Arbeitsprozesse der DEGUM nachhaltig digitalisiert und beschleunigt. Vorgänge, die früher aufgrund von Postwegen, Rückfragen und unsortierten Dokumenten Wochen dauern konnten, lassen sich nun – bei rechtzeitiger Mitwirkung aller Beteiligten – innerhalb weniger Stunden abschließen. Antragsteller profitieren von klar geführten Formularen, eindeutigen Upload-Bereichen und einem transparenten Überblick über den aktuellen Status ihres Antrags. Gutachter arbeiten nun mit vollständigen, strukturierten Unterlagen und können Entscheidungen schneller und zuverlässiger treffen.
Für die Geschäftsstelle bedeutet das neue Portal eine deutliche Entlastung. Der administrative Aufwand ist spürbar reduziert, da Dokumente nicht mehr manuell sortiert, nachgefragt oder übertragen werden müssen. Gleichzeitig ist jeder Schritt des Prozesses nachvollziehbar dokumentiert, was die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen verbessert. Insgesamt ist ein modernes, zukunftsfähiges System entstanden, das die komplexen Arbeitsabläufe der DEGUM effizienter macht, Transparenz schafft und einen wichtigen Beitrag zur Professionalisierung und Beschleunigung medizinischer Zertifizierungsverfahren leistet.